Datenschutzinformation für Lieferanten und Dienstleister
nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO
Datenschutz ist für uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie, wie wir Ihre Daten
verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Die Hausverwaltung Birkenmaier GmbH
Kelterstraße 34
73265 Dettingen unter Teck
Geschäftsführer: Hans-Peter Birkenmaier / Jana Klein
E-Mail: hausverwaltung(at)birkenmaier.de
2. Kontaktdaten des Datenschutz-Verantwortlichen
E-Mail: datenschutz-hausverwaltung(at)birkenmaier.de
3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz BDSG und anderen relevanten Datenschutzvorschriften ver-arbeitet. Die Verarbeitung und Nutzung der einzelnen Daten ist abhängig von der vereinbarten oder beantragten Dienstleistung. Unseren Vertragsunterlagen, Formularen, Einwilligungserklärungen und
den anderen Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen (z.B. auf der Webseite) können Sie wei-tere Details und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken entnehmen.
3.1 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)
Falls Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Sie können Einwilligun- gen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
3.2 Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, insbe-sondere im Rahmen unserer Bestellbearbeitung und Dienstleistungsinanspruchnahme. Weiterhin werden Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rah-men von vorvertraglichen Beziehungen verarbeitet.
3.3 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zur Erfüllung von rechtlichen Verpflich-tungen notwendig ist (z.B. Handels-, Steuergesetze). Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten ggf. für die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Melde-pflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheitsowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.
3.4 Berechtigtes Interesse von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wah-rung des berechtigten Interesses von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken: für die Einholung von Auskünften und den Datenaustausch mit Auskunfteien, falls der Ver-tragsabschluss über unser wirtschaftliches Risiko hinausgeht.
• für die eingeschränkte Speicherung Ihrer Daten, falls eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist.
• für die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind.
4. Kategorien von personenbezogenen Daten die von uns verarbeitet werden
Folgende Daten werden verarbeitet:
• Personendaten (Name, Vorname, Beruf/Branche, und vergleichbare Daten)
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, Mailadresse und vergleichbare Daten)
• Lieferantenhistorie einschl. Angebotsdaten auch in den Fällen, in denen kein Vertragsabschluss zustande gekommen ist. Wir verarbeiten weiterhin personenbezogene Daten aus öffentlichen Quellen (z.B. Internet, Medien, Presse, Handels- und Vereinsregister, Melderegister). Wir verarbeiten, falls es für die Erbringung unsere Dienstleistung erforderlich ist, personenbezogene Daten, die wir von Dritten rechtmäßig erhalten haben (z.B. Adressverlage, Auskunfteien).
5. Wer erhält die Daten?
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
• von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DS-GVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Logistik, Kurierdienste, Druckdienstleistungen, externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen, Archivierung, Buchhaltung und Controlling, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Kundenverwaltung, Telefonie, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute
• öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt
• Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter und Kontrollinstanzen)
• Kunden (Eigentümer und Mieter) sowie andere beteiligte Lieferanten und Dienstleister, die im Rahmen der Objektbetreuung für uns tätig werden. In diesem Zusammenhang werden überwiegend Personen- und Kontaktdaten weitergegeben, um eine direkte Kontaktaufnahme zur Abstimmung und weiteren Vertragserfüllung zu ermöglichen
• sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben
6. Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahren über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus. Letztendlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Datenschutzinformation für Lieferanten und
8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?
Von uns werden keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
9. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Grundsätzlich besteht nach Artikel 21 DSGVO das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen ganz besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können. Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-Verantwortlichen unter datenschutz-hausverwaltung(at)birkenmaier.de
10. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag zu schließen oder auszuführen. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Geschäftsbeziehung erforderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.
11. Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO
Sie haben jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Falls Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formlos an die unter Punkt 1 aufgeführte Adresse erfolgen.
12. Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart